V dnešnom obchodnom svete organizácie vytvárajú obrovské množstvo dokumentov, údajov a komunikácie so zákazníkmi, partnermi a ďalšími zainteresovanými stranami. Napriek tomu, že mnohí zvažujú bezpapierový režim, mnohí naďalej vytvárajú, prijímajú a zdieľajú dokumenty z rôznych pracovných postupov a systémov.

Proces vytvárania a zostavovania dokumentov je pomerne jednoduchý. Väčšina tímov má problém ich organizovať a ukladať bezpečným a prístupným spôsobom. V tomto článku sa dozviete, ako bezpečne spravovať dokumenty vo vašej organizácii. Budeme diskutovať o tom, ako implementovať systém správy dokumentov, s akými výzvami sa môžete stretnúť a aké funkcie hľadať.

Čo je správa dokumentov?

Správa dokumentov sa vzťahuje na spôsob, akým organizácia používa, spravuje a ukladá dokumenty. Dokumenty môžu byť v rôznych formátoch, ako sú napríklad súbory PDF, obrázky, videá, zvukové súbory, tabuľkové hárky alebo balíky kódov.

Niektoré systémy správy dokumentov ukladajú digitálne súbory, zatiaľ čo iné ukladajú fyzické položky. Všetky informácie a archívy vašej spoločnosti sú uložené v systémoch správy dokumentov. Ľudia so správnym prístupom vedia, kde hľadať, keď niečo potrebujú.

Proces riadenia životného cyklu dokumentov je možné výrazne zjednodušiť pomocou softvéru na správu dokumentov. Môžete automatizovať pracovné postupy a procesy na spravovanie, aktualizáciu a ukladanie dokumentov zdieľaných a používaných spoločnosťou. Údržba dokumentov tiež pomáha:

• Dôvernosť tímu, zákazníkov a partnerov
• Pracovné postupy a systémy, ktoré sú efektívne
• Súlad s normami a predpismi

Ako funguje systém správy dokumentov

Systémy správy dokumentov môžu v tomto bode automaticky pridať do súboru ďalšie informácie, ako sú interné značky, štítky a metaúdaje.

Systém správy dokumentov dokáže usporiadať vaše dokumenty podľa typu súboru, typu údajov, zabezpečenia alebo úrovne priority. Dokumenty sa zachytávajú a presúvajú do systému pri ich prijatí alebo vytvorení.

Podľa vopred definovaných pravidiel systémy správy dokumentov triedia a ukladajú nové dokumenty alebo údaje. Ak chcete zabezpečiť, aby citlivé dokumenty mohli zobrazovať a upravovať iba schválení používatelia, môžete obmedziť povolenia a redigovať informácie.

Čo je to úložisko dokumentov?

Úložiská dokumentov sú úložné súčasti systémov správy dokumentov. Napriek svojej hlavnej funkcii ukladania dokumentov je to viac ako kartotéka. Poskytovaním viacúrovňových úrovní povolení na základe kritérií každej spoločnosti zabezpečujú úložiská dokumentov a obmedzujú prístup k interným dokumentom spoločnosti.

Používanie úložiska dokumentov minimalizuje protichodné údaje, komunikačné nehody a dezinformácie v rámci organizácie. Je to užitočné najmä pri práci s externými stranami a spolupracovníkmi, ako sú dodávatelia tretích strán. Pomocou moderných úložísk dokumentov môžete automaticky čistiť a aktualizovať svoju databázu, odstraňovať duplicitné položky a nadbytočné údaje.

Prečo sú systémy správy dokumentov pre spoločnosti také dôležité?

Správa, ukladanie a zdieľanie dokumentov ad hoc už nie je možnosťou pre inovatívnych majiteľov a manažérov firiem v dnešnom podnikateľskom prostredí vďaka pandémii COVID-19 a hybridnej práci alebo práci na diaľku.

Na získanie prehľadu a kontroly nad dokumentmi a údajmi vstupujúcimi a odchádzajúcimi z organizácie spoločnosti implementujú systémy správy dokumentov. Všetci zamestnanci, či už pracujú na diaľku alebo v kancelárii, by mali mať prístup k najnovším a najaktuálnejším verziám dokumentov, s ktorými pracujú, bez väčších problémov.

V softvéri systému správy dokumentov je mnoho funkcií, ktoré členom tímu uľahčujú pridávanie komentárov, návrhov a poznámok, čo uľahčuje spoluprácu, komunikáciu, kontrolu a schvaľovanie práce.

Vytvorením stopy životného cyklu dokumentu od vytvorenia cez úpravu až po distribúciu rieši softvér systému správy dokumentov aj problémy so zabezpečením a auditom údajov. Výzva na externý audit od odvetvového orgánu môže byť užitočná pre internú zodpovednosť.

Aké sú výhody systémov správy dokumentov?

Predpokladá sa, že do roku 2023 trhová hodnota odvetvia systémov správy dokumentov vzrastie na 6,78 miliardy dolárov, čo je podstatný nárast oproti súčasným úrovniam. Výhody implementácie systémov správy dokumentov sú významné a rýchlo sa zvyšujú – kľúčové výhody implementácie systému správy dokumentov sú nasledovné:

• Vylepšená spolupráca a tímová práca: Najnovšia verzia dokumentov je vždy prístupná členom tímu pomocou systémov správy dokumentov.
• Vylepšené zabezpečenie: Systém správy dokumentov zaisťuje, že všetky dokumenty vstupujúce a opúšťajúce vašu organizáciu sú bezpečne uložené na centrálnej a prístupnej platforme.
• Audity a dodržiavanie predpisov: Systémy správy dokumentov sledujú históriu dokumentu od vytvorenia cez úpravu až po stiahnutie. Auditovanie podnikov a postupov dodržiavania predpisov v odvetví vyžaduje tieto informácie.
• Jednoduchý prístup k informáciám: Väčšina systémov na správu dokumentov ponúka robustné funkcie vyhľadávania, ktoré tímom uľahčujú vyhľadávanie dokumentov, ktoré potrebujú.
• Systém správy dokumentov zvyšuje produktivitu tým, že eliminuje potrebu vyhľadávania súborov vo viacerých počítačoch, aplikáciách alebo cloudových platformách. Vyhľadávací panel uľahčuje každému, kto má správny prístup, nájsť potrebné dokumenty.

Aké sú výzvy správy dokumentov?

Napriek všetkým výhodám správy dokumentov si stále treba uvedomiť určité výzvy. Medzi ne patria:

• Chyby pri identifikácii: Identifikácia citlivých dokumentov a ich oddelenie môže byť náročné. Dokumenty vstupujúce do organizácie nemusia byť okamžite rozpoznateľné, a preto otvorene zdieľané. Pri nastavovaní systému je dôležité zabezpečiť, aby existovali jasné zásady týkajúce sa rôznych úrovní zabezpečenia pre rôzne typy dokumentov.
• Zmena formátov: Zmena priestoru formátov dokumentov môže byť výzvou pre staršie verzie systémov správy dokumentov, ktoré nie sú aktuálne. Nové formáty dokumentov nemusia byť podporované existujúcimi systémami, pretože nie sú navrhnuté na ich spracovanie. Je ťažké si predstaviť, aké by to bolo uložiť súbor ZIP alebo zvukový súbor do fyzickej kartotéky. Neexistuje spôsob, ako to urobiť. V dôsledku toho môžu nastať problémy s kompatibilitou, pretože systémy správy dokumentov musia byť schopné inovovať tak, aby akceptovali nové formáty súborov, aby zostali kompatibilné.
• Dlhý čas nástupu: V závislosti od systému, ktorý si vyberiete, môžete mať dlhý proces registrácie, keď budete školiť svoje tímy, ako systém používať, keď ho začnete používať. Účelom vybudovania systému správy dokumentov, ktorý nikto nepoužíva, je v prvom rade zmariť účel jeho vytvorenia.

Ako implementovať systém správy dokumentov

Proces implementácie systému správy dokumentov je jednoduchý. Ak chcete začať, postupujte podľa krokov nižšie.

1. Pozrite sa, ako aktuálne spravujete svoje dokumenty

Najprv zistite, čo súčasnému systému správy dokumentov vašej organizácie chýba. Zvážte každý krok v životnom cykle dokumentu: Kto vytvára alebo prijíma tieto dokumenty? Akými spôsobmi sa zdieľajú a používajú? Kto má prístup k zmenám a kto môže ich vykonávať? Môžu urobiť nejaké zmeny?

Môžete určiť, ako bude váš systém správy dokumentov fungovať, a to tak, že objasníte, ako môže každý člen tímu používať, spravovať a spolupracovať s firemnými dokumentmi.

2. Vyberte si systém správy dokumentov podľa svojich potrieb

Pred spustením v celej organizácii by ste si mali prečítať recenzie zákazníkov a otestovať systémy správy dokumentov v malom meradle. Táto metóda vám zabráni investovať do systému, ktorý nie je pre vás ten pravý. Pri hodnotení, či je pre vás systém správy dokumentov vhodný, položte nasledujúce otázky:

• Je možné ho integrovať s vaším softvérom na riadenie projektov?
• Je kompatibilný so všetkými typmi súborov, ktoré vaša organizácia používa?
• Je jednoduchý prístup k dokumentom a ich zobrazenie?
• Zoznamy, mriežky, grafy a knižnice miniatúr sú spôsoby prezentácie informácií.
• Je možné, aby členovia tímu pridávali poznámky a pripomienkovali dokumenty a súbory?
• Spĺňa systém správy dokumentov požiadavky na súlad s predpismi a bezpečnosť?
• Je funkcia vyhľadávania dobrá?
• Je možné, aby si používatelia sťahovali dokumenty, ktoré potrebujú, odkiaľkoľvek?
• Aký je priemerný čas, ktorý zamestnávateľ potrebuje na prijatie nových zamestnancov?

Pred nastavením systému požiadajte IT tím, aby ho skontroloval.

3. Nakonfigurujte si systém správy dokumentov

Na implementáciu systému správy dokumentov je potrebné vytvoriť postupy pre každú akciu, ktorú je možné vykonať. Môžete nahrávať a pridávať metadáta, vykonávať zmeny a sťahovať a načítavať archivované informácie. Po zavedení postupov a politík nahrajte a zoraďte existujúce dokumenty do systému a umožnite svojim tímom začať ich používať.

Prvých pár týždňov alebo mesiacov pokračujte v testovaní nového systému. Stretnite sa s vedúcimi tímov a členmi tímu, aby ste získali spätnú väzbu a zabezpečili, že systém funguje podľa očakávania. Analyzujte celý pracovný postup správy dokumentov vrátane automatizovaných aspektov a zadávania ľudských údajov.

Služby správy dokumentov: čo hľadať

Systémy správy dokumentov veľmi závisia od potrieb vašej organizácie. Mali by ste sa rozhodnúť, ktoré funkcie sú pre váš nový systém najdôležitejšie na základe medzier, ktoré si všimnete vo svojom súčasnom systéme. Systémy správy dokumentov by mali mať nasledujúce funkcie:

• Cloudové: Je nevyhnutné, aby boli firemné dokumenty prístupné všetkým zamestnancom bez ohľadu na to, či pracujú v kancelárii alebo nie. Cloudový systém správy dokumentov umožňuje každému, kto má správne prístupové kľúče, prihlásiť sa a získať prístup k požadovaným informáciám kliknutím na tlačidlo.
• Automatizované pracovné postupy: Schopnosť automatizovať pracovné postupy v systémoch správy dokumentov umožňuje vytvárať zjednodušené a prepojené pracovné postupy na základe súboru pravidiel. Používanie tejto funkcie znižuje potrebu manuálneho zadávania údajov a ďalších úloh s nízkou hodnotou, ako je aktualizácia značiek metaúdajov a ďalšie úlohy súvisiace so správou verzií.
• Robustné možnosti vyhľadávania sú jednou z najdôležitejších funkcií systému správy dokumentov, ktorá uľahčuje čo najrýchlejšie vyhľadávanie súborov a dokumentov. Vďaka tomu ponúka bezpečný a dostupný spôsob, ako sa ponoriť hlboko do informácií a získať to, čo potrebujete.
• Úroveň povolení: Správcovia a manažéri by mali mať možnosť nastaviť rôzne úrovne povolení pre rôzne súbory a zamestnancov v systémoch správy dokumentov.
• Správa verzií: Používatelia musia byť schopní sledovať, kedy a kým boli dokumenty aktualizované v systéme správy dokumentov.

Aké sú náklady na systém správy dokumentov?

Existuje široká škála cien systémov na správu dokumentov, ako pri akomkoľvek type softvéru. K dispozícii sú predplatené služby a trvalé licencie. Závisí to od funkčnosti, objemu a veľkosti dokumentov, počtu členov tímu a od toho, ako/kde je softvér hosťovaný.

Náklady na služby správy predplatených dokumentov sa pohybujú od 15 USD mesačne na používateľa do približne 200 USD ročne. Väčšina systémov ponúka bezplatný alebo freemium plán, ale to často nestačí na splnenie dlhodobých obchodných potrieb. Väčšina softvérových riešení systému správy dokumentov je hosťovaná v cloude, ale niektoré je možné nainštalovať lokálne.

Kto je zodpovedný za systémy správy dokumentov?

Osoba môže byť zodpovedná za dohľad nad činnosťami správy dokumentov vo väčších spoločnostiach. Osoba môže byť správcom záznamov alebo správcom kontroly dokumentov. Majitelia firiem alebo manažéri kancelárií môžu byť zodpovední v menších podnikoch.

Väčšina spoločností sa nachádza niekde uprostred, pričom systém spravuje IT alebo HR manažér. Títo zamestnanci sú zruční v používaní softvéru na správu pri vykonávaní svojej práce a veľmi oceňujú bezpečnosť údajov a dodržiavanie predpisov.

Poznáte niekoho, komu by prospel systém správy dokumentov?

Zo systémov správy dokumentov profitujú veľké aj malé podniky. Toto riešenie je ideálne pre spoločnosti, ktoré neustále prijímajú, vytvárajú a zdieľajú dokumenty, súbory a dáta.

Používanie systémov správy dokumentov je prínosom pre zamestnancov – môžu pracovať odkiaľkoľvek a vedia, kedy bol dokument aktualizovaný.

DMS nie je len o organizovaní súborov; Je to strategický nástroj, ktorý umožňuje podnikom zefektívniť svoje operácie, zlepšiť spoluprácu, splniť požiadavky na dodržiavanie predpisov a zvýšiť produktivitu. Je to dôkaz potenciálu digitálneho veku zmeniť spôsob, akým pracujeme s informáciami.

Ako napredujeme, povzbudzujeme podniky, aby prijali DMS ako základnú súčasť svojej cesty digitálnej transformácie. Výhody sú jasné: vyššia efektivita, znížená spotreba papiera, zvýšená bezpečnosť údajov a v konečnom dôsledku konkurenčná výhoda na trhu.

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa DMS, potrebujete poradenstvo pri implementácii riešenia na mieru alebo sa snažíte preskúmať, ako môže AskTech podporiť vaše potreby v oblasti správy dokumentov, neváhajte nás kontaktovať. Sme tu, aby sme vám pomohli využiť plný potenciál DMS.

Ďakujeme, že ste sa k nám pripojili na tejto ceste svetom systémov správy dokumentov. Spoločne môžeme zjednodušiť zložitosť, zorganizovať chaos a odomknúť skutočnú silu informácií.